Onze diensten

Zes manieren waarop wij handwerk uit uw bedrijfsprocessen halen. Elke dienst is los in te zetten, maar wint aan kracht in combinatie. Geen technische voorkennis nodig: wij spreken de taal van de ondernemer.

Workflow-automatisering

Veel bedrijfsprocessen bestaan uit een vaste reeks stappen: er komt een aanvraag binnen, iemand controleert die, zet gegevens over in een ander systeem, stuurt een bevestiging en plant een vervolgactie. Met workflow-automatisering laten we die hele keten automatisch verlopen. Wij werken hiervoor met bewezen platformen zoals n8n en andere no-code/low-code tools, zodat de oplossing overzichtelijk, aanpasbaar en niet afhankelijk van één programmeur is.

Voorbeeld: een nieuwe aanvraag via uw website wordt automatisch in uw CRM gezet, de juiste collega krijgt een melding, de klant ontvangt direct een nette bevestigingsmail en na drie dagen zonder reactie volgt automatisch een herinnering.

Wat het u oplevert: processen die altijd op dezelfde manier en zonder vertraging verlopen. Geen vergeten opvolging meer, geen werk dat blijft liggen omdat iemand op vakantie is.

Software- en systeemintegraties

De meeste MKB-bedrijven gebruiken meerdere systemen naast elkaar: een CRM voor klanten, een boekhoudpakket voor de administratie, een webshop of kassasysteem voor de verkoop, en misschien nog een planningstool. Zolang die systemen niet met elkaar praten, bent u zelf de koppeling: overtypen, exporteren, importeren. Wij verbinden uw systemen, zodat gegevens automatisch en foutloos van het ene naar het andere pakket stromen.

Voorbeeld: een bestelling in uw webshop wordt automatisch als order en factuur in uw boekhoudpakket gezet, de voorraad wordt bijgewerkt en de klantgegevens verschijnen in uw CRM, zonder dat iemand iets hoeft over te typen.

Wat het u oplevert: één actuele waarheid in al uw systemen, minder dubbel werk en geen fouten meer door handmatig overnemen van gegevens.

Facturatie- en documentautomatisering

Facturen, offertes, contracten en werkbonnen opstellen is noodzakelijk, maar het is zelden het werk waarvoor u ondernemer bent geworden. Wij automatiseren het opstellen, versturen en opvolgen van documenten. Denk aan facturen die automatisch worden aangemaakt zodra een opdracht is afgerond, offertes die vanuit een standaardsjabloon met de juiste klantgegevens worden gevuld, en goedkeuringsroutes waarbij een document automatisch bij de juiste persoon terechtkomt.

Voorbeeld: zodra een monteur een werkbon afrondt, wordt automatisch een factuur opgesteld met de juiste uren en materialen, ter controle aangeboden en na goedkeuring naar de klant verstuurd, inclusief betalingsherinneringen als de betaaltermijn verstrijkt.

Wat het u oplevert: snellere facturatie betekent sneller betaald worden. En elk document heeft dezelfde professionele kwaliteit, zonder typefouten in bedragen of namen.

AI-chatbots & virtuele assistenten

Een groot deel van de vragen die uw bedrijf binnenkrijgt, is voorspelbaar: openingstijden, levertijden, de status van een bestelling, veelgestelde productvragen. Een goed ingerichte AI-chatbot beantwoordt die vragen direct, dag en nacht, in natuurlijke taal en desgewenst in meerdere talen (Nederlands, Engels, Duits, Frans). Ingewikkelde of gevoelige vragen worden netjes doorgezet naar een medewerker. Daarnaast zetten we virtuele assistenten in voor leadkwalificatie op uw website en voor interne ondersteuning, zoals het snel vindbaar maken van kennis uit handleidingen en procedures.

Voorbeeld: een bezoeker stelt 's avonds een vraag over uw dienstverlening. De chatbot beantwoordt de vraag, vraagt door naar de situatie van de bezoeker en zet de gegevens van deze warme lead klaar in uw CRM, zodat u de volgende ochtend gericht kunt opvolgen.

Wat het u oplevert: klanten krijgen direct antwoord, ook buiten kantooruren. Uw team houdt tijd over voor de vragen die echt aandacht nodig hebben, en er gaan geen leads verloren.

Data- en rapportageautomatisering

Goede beslissingen beginnen bij actuele cijfers. Maar in de praktijk kost het samenstellen van rapportages vaak uren: gegevens uit verschillende systemen exporteren, samenvoegen in een spreadsheet en handmatig bijwerken. Wij automatiseren dat volledig. Gegevens uit uw verkoop-, boekhoud- en planningssystemen worden automatisch gesynchroniseerd en samengebracht in overzichtelijke rapportages of een live dashboard.

Voorbeeld: elke maandagochtend staat er automatisch een weekrapportage in uw mailbox met omzet, openstaande facturen en de status van lopende projecten. Wilt u tussendoor de actuele stand zien, dan opent u het dashboard.

Wat het u oplevert: altijd actueel inzicht zonder handwerk, en beslissingen op basis van feiten in plaats van onderbuikgevoel.

Maatwerk API-integraties

Niet elke koppeling bestaat kant-en-klaar. Werkt u met branchespecifieke software, een ouder pakket of een systeem dat nauwelijks standaardintegraties biedt? Dan bouwen wij een maatwerkkoppeling via de API van uw software: een directe, betrouwbare verbinding die precies doet wat uw proces nodig heeft. We documenteren de koppeling helder, bouwen foutafhandeling en meldingen in, en zorgen dat de oplossing ook op lange termijn onderhoudbaar blijft.

Voorbeeld: uw branchesoftware voor planning heeft geen standaardkoppeling met uw boekhoudpakket. Wij bouwen een maatwerkintegratie die afgeronde opdrachten automatisch als concept-facturen klaarzet, inclusief controle op ontbrekende gegevens.

Wat het u oplevert: ook uw specifieke of oudere software doet volwaardig mee in uw geautomatiseerde processen. U hoeft niet van vertrouwd pakket te wisselen om te kunnen automatiseren.

Niet zeker welke dienst bij uw situatie past?

Dat hoeft ook niet. Vertel ons waar u tijd verliest, dan denken wij mee over de beste aanpak. Vrijblijvend en in begrijpelijke taal.

Plan een vrijblijvend gesprek